Ο όρος «σύστημα» στο πεδίο της διαχείρισης γνώσης δεν αναφέρεται απλώς σε μια συλλογή συστατικών στοιχείων όπως, για παράδειγμα, στα μηχανικά συστήματα. Αντιθέτως, θα μπορούσε να οριστεί ως μια ομάδα αντικειμένων που αποτελούν ένα ενιαίο σύνολο, μαζί με τις μεταξύ τους διασυνδέσεις συμπεριλαμβανομένων και των δεσμών με το περιβάλλον τους (organisational context). Το σύστημα θα πρέπει να έχει συγκεκριμένους στόχους και συγκεκριμένα χαρακτηριστικά.
Τα Συστήματα Διαχείρισης Γνώσης (Σ.Δ.Γ.) μελετώνται συχνά στη βιβλιογραφία από την τεχνολογική τους σκοπιά, με έμφαση στις τεχνολογίες πληροφορικής. Ωστόσο, η πραγματική φύση και η αρχική τους προέλευση προέκυψε από συστήματα ανθρώπινης δραστηριότητας (human activity). Τα Σ.Δ.Γ. στηρίζονται σε ανθρώπινες δραστηριότητες που σχετίζονται με τη γνώση (δημιουργία, μεταφορά κ.τ.λ.) αλλά περιλαμβάνουν υποσυστήματα είτε τεχνολογικής είτε οργανωσιακής φύσης. Δηλαδή, η πραγματική φύση των Σ.Δ.Γ. είναι κοινωνικοτεχνική (sociotechnical). Ο σκοπός των εν λόγω τεχνολογικών και οργανωσιακών ή δομικών υποσυστημάτων είναι απλά να διευκολύνουν (enablers) τη λειτουργία του συστήματος ανθρώπινων δραστηριοτήτων.
Από κοινωνικοτεχνικής απόψεως, υπάρχουν τα ακόλουθα τρία επίπεδα Σ.Δ.Γ.:
- Υλικοτεχνική Υποδομή (Infrastucture): παρέχει τα υλικά συστατικά για την επικοινωνία μεταξύ των μελών μιας οργάνωσης ή ενός δικτύου.
- Πληροφοριακή Υποδομή (Infostructure): αφορά τους εδραιωμένους κανόνες που διέπουν την επικοινωνία και την ανταλλαγή πληροφοριών και γνώσης εντός του ανθρώπινου δικτύου (οργανισμός). Παρέχει τους γνωστικούς πόρους, όπως χρήση μεταφορών και κοινής γλώσσας που χρησιμοποιούνται για να είναι η επικοινωνία κατανοητή.
- Πληροφοριακή κουλτούρα (Infoculture): αφορά την υπάρχουσα κοινή γνώση (background knowledge) η οποία θεωρείται ως δεδομένη και η οποία είναι ενσωματωμένη στις κοινωνικές σχέσεις και στην καθημερινή εργασία του προσωπικού. Πολλές φορές η πληροφοριακή κουλτούρα μπορεί να δημιουργεί περιορισμούς στην διαμοίραση γνώσης και πληροφοριών.
Πρέπει να αναφερθεί πως πολύ συχνά οι περισσότερες τεχνολογίες που απαιτούνται για τη διαχείριση γνώσης υπάρχουν ήδη σε έναν οργανισμό. Ωστόσο, είναι απαραίτητο να γίνουν προσπάθειες για την αποτελεσματική τους ενσωμάτωση.
Στο σχεδιασμό ενός Σ.Δ.Γ. θα πρέπει να λαμβάνονται υπόψη οι ακόλουθες βασικές αρχές που χαρακτηρίζουν την ουσιαστική φύση αυτών των συστημάτων:
- Η αποτελεσματική διαχείριση γνώσης απαιτεί υβριδικές λύσεις που συνδυάζουν τον ανθρώπινο αλλά και τον τεχνολογικό παράγοντα.
- Η διαχείριση γνώσης απαιτεί ειδικούς. Είναι απαραίτητη η ηγεσία.
- Διαχείριση γνώσης σημαίνει βελτίωση του τρόπου εργασίας.
- Η διαχείριση γνώσης δεν τελειώνει ποτέ γιατί η γνώση έχει συνεχή δυναμική.
- Η διαχείριση γνώσης χρειάζεται κάποιου είδους συμβόλαιο γνώσης (knowledge contract). Παράδειγμα αποτελούν τα δικαιώματα πνευματικής ιδιοκτησίας ή οι κανονισμοί στις συμβάσεις του προσωπικού.
- Η διαχείριση γνώσης πολλές φορές απαιτεί κάποιου είδους κατάρτιση.
- Η πρακτική εφαρμογή της διαχείριση γνώσης εξαρτάται (σε κάποιο βαθμό) από την χρησιμοποιούμενη τεχνολογία.
- Η διαχείριση γνώσης είναι στην ουσία μια συνεχή διαδικασία και όχι ένα προϊόν.
Πηγή: socialactivism.gr