Η διαχείριση γνώσης εστιάζει στην συστηματική υποστήριξη όλων των στοιχείων και μορφών γνώσης των οργανισμών και των εργαζομένων, καθώς και στη συνεχή διάθεση, ανανέωση και αξιοποίησή τους για τη μεγιστοποίηση των ωφελειών και των κερδών που προκύπτουν από αυτούς (knowledge assets). Θα μπορούσαμε να ισχυρισθούμε πως η διαχείριση γνώσης συμβάλει στη μεταφορά της κατάλληλης γνώσης στα κατάλληλα άτομα, την κατάλληλη χρονική στιγμή, αυξάνοντας τις πιθανότητες να ληφθούν οι σωστές αποφάσεις. Η διαχείριση γνώσης περιλαμβάνει τον εντοπισμό και ανάλυση της ήδη υπάρχουσας αλλά και της απαιτούμενης γνώσης, καθώς και τον επακόλουθο σχεδιασμό και έλεγχο όλων των ενεργειών που απαιτούνται για την ανάπτυξη των γνωστικών πόρων (knowledge assets) προκειμένου να υλοποιηθούν οι στόχοι του οργανισμού.
Προκειμένου να αυξηθεί η αξία της γνώσης και να μετασχηματιστεί αυτή σε πολύτιμο οργανωσιακό πόρο, η γνώση και όλες οι μορφές της όπως οι θεωρητικές γνώσεις, η τεχνογνωσία, η εμπειρία, κ.τ.λ. πρέπει -στο βαθμό που είναι εφικτό- να τυποποιηθούν, να διανεμηθούν, να διαμοιρασθούν και τέλος να χρησιμοποιηθούν. Η διαχείριση γνώσης αποτελεί αναπόσπαστο μέρος οποιασδήποτε επιχειρηματικής στρατηγικής η οποία χρησιμοποιεί τις ανθρώπινες ικανότητες για να δημιουργήσει ένα μακροπρόθεσμο και αειφόρο ανταγωνιστικό πλεονέκτημα στο σύγχρονο επιχειρηματικό περιβάλλον.
Η διαχείριση γνώσης περιλαμβάνει πολλές διαδικασίες:
- Δημιουργία ή απόκτηση. Η γνώση δημιουργείται ή συλλέγεται από εργαζόμενους γνώσης (knowledge workers).
- Τροποποίηση. Η γνώση τροποποιείται προκειμένου να καλύψει άμεσες ή μελλοντικές ανάγκες.
- Χρήση. Η γνώση χρησιμοποιείται για κάποιο συγκεκριμένο, χρήσιμο σκοπό.
- Αρχειοθέτηση. Η γνώση αποθηκεύεται σε συγκεκριμένη μορφή (format) και διατηρείται στο χρόνο έτσι ώστε να είναι προσβάσιμη και χρήσιμη για μελλοντική χρήση από το προσωπικό του οργανισμού (κωδικοποίηση).
- Μεταφορά. Μεταφορά γνώσης από άτομα σε άτομα ή/και από τόπο σε τόπο.
- Μετάφραση / επαναπροσδιορισμός σκοπού. Η γνώση μεταφράζεται από την αρχική της μορφή σε μια μορφή η οποία είναι καταλληλότερη για την επίτευξη ενός νέου στόχου.
- Πρόσβαση χρήστη. Παροχή περιορισμένης πρόσβασης στους εργαζόμενους ανάλογα με τη θέση που κατέχουν στην εταιρία ή τις ανάγκες τους.
- Διάθεση. Είναι σημαντικό να γνωρίζουμε ποιες πληροφορίες/γνώσεις πρέπει να διατηρούμε και ποιες όχι.
Στο πλαίσιο της πρακτικής διαχείρισης γνώσης, οι εν λόγω διαδικασίες μπορούν να ομαδοποιηθούν σε πιο γενικές οι οποίες είναι καταλληλότερες για τις διαδικασίες που χρησιμοποιεί ο εκάστοτε οργανισμός.
Αν και τα όρια μιας διαδικασίας διαχείρισης γνώσης από μια άλλη είναι θολά λόγω της ιδιαίτερης φύσης της γνώσης και της συνεχούς δυναμικής της, θεωρείται ότι υπάρχουν δύο βασικές κατηγορίες διαδικασιών διαχείρισης γνώσης:
- Παραγωγή γνώσης. Συμπεριλαμβάνει τη διατύπωση ή περιγραφή της απαιτούμενης γνώσης, την ατομική και ομαδική μάθηση, την απόκτηση πληροφοριών, την αξιολόγηση της απαιτούμενης γνώσης και την οργανωσιακή γνώση.
- Ενσωμάτωση γνώσης. Περιλαμβάνει τη μετάδοση γνώσης, την αναζήτηση/ανάκτηση, τη διδασκαλία, τη διαμοίραση γνώσης και τη διανεμημένη οργανωσιακή βάση γνώσεων.
Πηγή: socialactivism.gr